Die richtige Reihenfolge von Backlog-Einträgen ist für eine erfolgreiche agile Entwicklung von großer Bedeutung. Die Priorisierung wird normalerweise vom Product Owner oder in SAFe auf Programm-Ebene vom Product Manager vorgenommen. Im Lean Portfolio Management können mehrere Personen die Prioritäten der Einträge festlegen. Doch was passiert, wenn unterschiedliche Fachbereiche und das Management zusammenarbeiten müssen, um eine Priorisierung zu erreichen?

Wie kann eine Einigung erzielt werden, ohne dass einzelne Personen ihre Machtpositionen ausnutzen, um die Priorisierung in ihrem Sinne zu beeinflussen?

WSJF - ein wertvolles Tool

In seinem Buch "Principles of Product Management Flow" beschreibt Don Reinertsen die Methodik "Weighted Shortest Job First" (WSJF), die auf der Berechnung der Cost of Delay und der Jobgröße basiert. Damit können Einträge in einer Liste in der bestmöglichen Reihenfolge angeordnet werden, um den größten wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen. Die Cost of Delay gibt an, welchen Preis das Unternehmen zahlen würde, wenn eine Lieferung verzögert wird. Dies kann eine Verlust an Umsatz, Kundenzufriedenheit oder sogar gesetzliche Strafen umfassen. Daher ist es wichtig, die gesamten Cost of Delay zu minimieren.

WSJF ist ein wertvolles Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Priorisierung zu optimieren und den größtmöglichen Nutzen aus ihren Entwicklungsprojekten zu ziehen.

Eine gute Annäherung für Cost of Delay ist die Summe aus Business Value, Time Criticality und Risk Reduction/Opportunity Enablement.

BV: Business Value TC: Time Criticality RR/OE: Risikoreduzierung / Chancenentwicklung

Parameter bestimmen

Die Werte für die Parameter BV, TC, RR/OE werden wie beim Schätzen von Stories gemäß den Werten der Fibonacci-Reihe (1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40) vergeben. Dabei gehen wir wie folgt vor:

1. Die einzelnen Parameter werden der Reihe nach immer für alle Einträge der Liste gleichzeitig bestimmt.

2. Es wird der Eintrag in der Liste gesucht, der den kleinsten Wert hat. Ihm wird der Wert Eins zugewiesen.

3. Bei allen anderen Einträgen wird jetzt abgeschätzt, ob sie gleich groß oder größer sind. Wenn der Wert für diesen Parameter in etwa gleich ist, wird auch eine Eins gesetzt. Ansonsten den Wert, der im Vergleich am nächsten kommt.

4. Haben alle Einträge der Liste für diesen Parameter eine Zahl erhalten, wird geprüft, ob alle Einträge mit der gleichen Zahl somit für diesen Parameter in etwa auch gleich groß sind.

5. Es wird mit dem nächsten Parameter weitergefahren.

Wie beim Magic Estimation hängen wir die Zahlen 1 - 40 (Fibonacci-Reihe) an der Wand auf oder legen sie auf einem größeren Tisch aus. Die einzelnen Einträge der Liste werden ausgedruckt und wie oben beschrieben zu der entsprechenden Zahl hingelegt. So kann einfach und schnell eine relative Abschätzung der einzelnen Parameter erfolgen.

Hier sind einige Do´s and Don´ts um Priorisierungen erfolgreicher zu gestalten.

Do's

• Stelle sicher, dass die Einträge in der Liste über ausreichende Informationen verfügen, damit über die einzelnen Parameter diskutiert und Werte zugewiesen werden können.
• Vergleiche die fachlichen Aspekte zwischen den Einträgen.
• Versuche, den Einträgen schnell mithilfe von Magic Estimation Werte zuzuweisen und ändere sie nach Bedarf anstatt den genauen Wert zu bestimmen.
• Stelle sicher, dass alle Beteiligten bei der Wertzuweisung mitwirken, um ein besseres Verständnis zu schaffen.

Don'ts

• Bestimme nicht die Werte für alle Parameter gleichzeitig.
• Lasse die Beurteilung nicht nur von Spezialisten durchführen.
• Führe die Wertzuweisung nicht als "Hausaufgaben" offline durch.
• Speichere die Werte für die einzelnen Parameter nicht bei den Einträgen und verwende sie nicht bei der nächsten Priorisierung erneut.

Job-Größe / Job-Size

Die Job-Größe kann direkt oder indirekt bestimmt werden. Die Werte aller Einträge sollten jedoch relativ zueinander sein. Die Berechnung von WSJF ist nun einfachste Mathematik. Wird die Liste nun gemäß WSJF-Wert absteigend sortiert, ist der Eintrag mit dem höchsten Wert aus wirtschaftlicher Sicht als erstes umzusetzen, weil er das beste Kosten/Nutzen-Verhältnis hat. Wie gesagt, dies ist ein Vorschlag. Sie dürfen auch eine andere Reihenfolge bestimmen.

Mehrwert von WSJF

Wo ist denn jetzt der Mehrwert der WSJF-Methode gegenüber anderen Priorisierungsvorgehen?

Ehrlich gesagt, beginnt die Diskussion bereits beim Bestimmen des Business Values. Wie groß soll der Nutzen sein und wie soll er quantifiziert werden? Können wir Kundenzufriedenheit mit höheren Umsätzen vergleichen? Ja, das können wir, und wir müssen es sogar. Dabei spielt es keine Rolle, ob es eine klare und nachvollziehbare Formel gibt. Wichtig ist, dass sich alle Beteiligten über den Nutzen austauschen und einig werden, in welcher Größenordnung er im Verhältnis zu den anderen Einträgen liegt. Sobald der Business Value für alle Einträge diskutiert wurde, können die weiteren Werte schneller bestimmt werden, da alle wissen, worum es bei den Einträgen geht.

Die Diskussionen über die verschiedenen Parameter aus dem "Cost of Delay" sind sinnvoll und nützlich. Am Ende ist jedoch die Job-Size der entscheidende Parameter. Große bis sehr große Aufgaben haben kaum eine Chance, ganz oben auf der Prioritätenliste zu landen. Wenn zu große Aufgaben in Auftrag gegeben werden, droht eine Verstopfung der Prozesse. Wenn die Einträge jedoch in kleinere, leichter zu bewältigende Einheiten aufgeteilt werden, können sie schneller umgesetzt werden und landen leichter im oberen Bereich der Liste. Kleinere Aufträge sind überschaubarer und haben größere Erfolgschancen. Durch die Aufteilung in kleinere Aufgaben wird auch angeregt, über das MVP (Minimal Viable Product) nachzudenken und vorerst unnötige "goldene Wasserhähne" - Funktionalität mit wenig bis keinem Nutzen - wegzulassen.

Durch die Anwendung der "Weighted Shortest Job First" Methode bei der Priorisierung besteht die Möglichkeit, mit weniger finanziellen Mitteln eine höhere Leistung oder Nutzen zu erzielen. Allerdings ist es dafür wichtig, dass eine Einigung darüber erzielt wird, was genau der Nutzen ist. Eine solche Einigung kann nur durch Transparenz der Anliegen aller Beteiligten und der Ausrichtung auf ein gemeinsames höheres Ziel, nämlich der Unternehmensstrategie, erreicht werden.

Hier sind einige Schritte, um sich bestmöglich auf einen WSJF-Workshop vorzubereiten:

• Verstehen der WSJF-Methode: Bevor Sie an einem Workshop teilnehmen, ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis der WSJF-Methode zu haben. Sie können online recherchieren oder Bücher und Artikel lesen, um mehr Wissen über WSJF zu erlangen.
• Überprüfen Sie Ihr Backlog: Um das Beste aus Ihrem WSJF-Workshop zu machen, ist es wichtig, Ihr Backlog zu überprüfen und die Elemente zu identifizieren, die priorisiert werden müssen. Sie sollten auch ein klares Verständnis für den Geschäftswert und die Aufgabengröße jedes Elements haben.
• Bereiten Sie Daten und Informationen vor: Um den Workshop zu erleichtern, ist es wichtig, alle relevanten Daten und Informationen zur Hand zu haben. Dazu gehören der Geschäftswert, die Aufgabengröße und die Kosten der Verzögerung für jedes Element.
• Setzen Sie Ziele: Bestimmen Sie die Ziele des Workshops und welche Ergebnisse Sie erreichen möchten. Dies wird Ihnen helfen, sich während des Workshops auf die wichtigsten Elemente zu konzentrieren.
• Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Teilnehmer zum Workshop einladen. Dazu können Produktbesitzer, Business-Analysten, Entwickler und andere Stakeholder gehören, die ein gutes Verständnis für das Backlog haben und zum Priorisierungsprozess beitragen können.
• Planen Sie die Workshop-Agenda: Planen Sie die Agenda für den Workshop, einschließlich der Zeitplanung und Dauer jeder Aktivität. Dies wird Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Themen abdecken.
• Kommunizieren Sie die Workshop-Ziele: Kommunizieren Sie die Ziele des Workshops allen Teilnehmern vor der Sitzung. Dies wird helfen, Erwartungen zu setzen und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
• Erhalten Sie die Unterstützung von einem erfahrenen Berater, Scrum Master oder Produkt Owner

Indem Sie diesen Schritten folgen, können Sie sicherstellen, dass Sie gut auf einen WSJF-Workshop vorbereitet sind und das Beste aus der Sitzung herausholen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie das Backlog mit Hilfe von WSJF bei SAFe geklärt und priorisiert werden kann, empfehlen wir Ihnen, am "Leading SAFe" Training teilzunehmen. Melden Sie sich noch heute für den nächsten Kurs an und sichern Sie sich die Möglichkeit, SAFe zu verstehen und richtig anzuwenden.

Falls Sie Unterstützung bei Ihrem ersten WSJF-Workshop benötigen, können Sie uns gerne kontaktieren.