De juiste volgorde van backlog-items is van groot belang voor een succesvolle agile ontwikkeling. De priorstering wordt meestal gedaan door de Product Owner of bij SAFe op programma-niveau door de Product Manager. Bij Lean Portfolio Management kunnen meerdere personen de prioriteiten van de items bepalen. Maar wat gebeurt er als verschillende afdelingen en het management moeten samenwerken om een priorisering te bereiken?

Hoe kan er overeenstemming worden bereikt zonder dat individuen hun machtspositie gebruiken om de priorisering in hun voordeel te beïnvloeden?

WSJF is een waardevol instrument

In zijn boek "Principles of Product Management Flow" beschrijft Don Reinertsen de methodiek "Weighted Shortest Job First" (WSJF), die gebaseerd is op de berekening van de Cost of Delay en de omvang van het werk. Hierdoor kunnen items in een lijst worden gerangschikt in de best mogelijke volgorde om het grootste economische voordeel te behalen. De Cost of Delay geeft aan welke prijs het bedrijf zou betalen als een levering wordt vertraagd. Dit kan een verlies aan omzet, klanttevredenheid of zelfs wettelijke boetes omvatten. Daarom is het belangrijk om de totale Cost of Delay te minimaliseren.

WSJF is een waardevol instrument dat bedrijven helpt hun prioritering te optimaliseren en het grootst mogelijke voordeel te halen uit hun ontwikkelingsprojecten.

Een goede benadering van Cost of Delay is de som van Business Value, Time Criticality en Risk Reduction/Opportunity Enablement.

De parameters bepalen

De waarden voor de parameters BV, TC, RR/OE worden zoals bij het schatten van stories toegekend volgens de waarden van de Fibonacci-reeks (1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40). We gaan als volgt te werk:

1. De individuele parameters worden achtereenvolgens altijd tegelijkertijd bepaald voor alle items in de lijst.
2. De entry in de lijst met de laagste waarde wordt gezocht en aan hem wordt de waarde één toegekend.
3. Bij alle andere items wordt nu geschat of ze even groot of groter zijn. Als de waarde voor deze parameter ongeveer gelijk is, wordt ook een één toegekend. Anders wordt de waarde toegekend die het dichtst in de buurt komt bij de vergelijking.
4. Zodra alle items in de lijst een nummer hebben ontvangen voor deze parameter, wordt gecontroleerd of alle items met hetzelfde nummer dus ongeveer even groot zijn voor deze parameter.
5. Ga verder met de volgende parameter.

Zoals bij Magic Estimation hangen we de nummers 1 - 40 (Fibonacci-reeks) aan de muur of leggen we ze op een grotere tafel. De individuele items op de lijst worden afgedrukt en volgens bovenstaande beschrijving bij het bijbehorende nummer gelegd. Op deze manier kan een snelle, relatieve inschatting van de individuele parameters worden gemaakt.

Hier zijn enkele do's and don'ts om prioriteringen succesvoller te maken.

Do's

• Zorg ervoor dat de items op de lijst voldoende informatie bevatten, zodat er over de verschillende parameters kan worden gediscussieerd en waarden kunnen worden toegewezen.
• Vergelijk de functionele aspecten tussen de items.
• Probeer de items snel waarden toe te kennen met behulp van Magic Estimation en pas ze indien nodig aan in plaats van de exacte waarde te bepalen.
• Zorg ervoor dat alle betrokkenen deelnemen aan de waardebepaling om een beter begrip te creëren.

Don'ts

• Bepaal niet gelijktijdig waarden voor alle parameters.
• Laat de beoordeling niet alleen door specialisten uitvoeren.
• Voer de waardebepaling niet offline als "huiswerk" uit.
• Sla de waarden voor de afzonderlijke parameters niet op bij de items en gebruik ze niet opnieuw bij de volgende prioritering.

Job Size

De job size kan direct of indirect worden bepaald. De waarden van alle items moeten echter relatief ten opzichte van elkaar zijn. Het berekenen van WSJF is nu eenvoudige wiskunde. Als de lijst wordt gesorteerd op WSJF-waarde in aflopende volgorde, moet het item met de hoogste waarde vanuit economisch oogpunt als eerste worden uitgevoerd omdat het de beste kosten-batenverhouding heeft. Zoals gezegd, dit is een suggestie. U mag ook een andere volgorde bepalen.

Voordelen van WSJF

Wat is de toegevoegde waarde van de WSJF-methode ten opzichte van andere prioriteringsmethoden?

Eerlijk gezegd begint de discussie al bij het bepalen van de business value. Hoe groot moet het voordeel zijn en hoe moet het worden gekwantificeerd? Kunnen we klanttevredenheid vergelijken met hogere omzetten? Ja, dat kunnen we, en we moeten het zelfs doen. Het maakt niet uit of er een duidelijke en begrijpelijke formule is. Het is belangrijk dat alle betrokkenen de voordelen bespreken en het eens zijn over de omvang ervan in verhouding tot de andere items. Zodra de business value voor alle items is besproken, kunnen de overige waarden sneller worden bepaald omdat iedereen weet waar de items over gaan.

De discussies over de verschillende parameters van de "Cost of Delay" zijn zinvol en nuttig. Aan het einde van de dag is echter de Job-Size de beslissende parameter. Grote tot zeer grote taken hebben nauwelijks kans om bovenaan de prioriteitenlijst te staan. Als te grote taken worden uitgevoerd, dreigt er verstopping van de processen. Als de items echter worden opgesplitst in kleinere, gemakkelijker uitvoerbare eenheden, kunnen ze sneller worden uitgevoerd en komen ze gemakkelijker in de bovenste regionen van de lijst terecht. Kleinere opdrachten zijn overzichtelijker en hebben meer kans op succes. Door de opsplitsing in kleinere taken wordt ook gestimuleerd om na te denken over het MVP (Minimal Viable Product) en om voorlopig onnodige "gouden kranen" - functionaliteit met weinig tot geen waarde - weg te laten.

Door de toepassing van de "Weighted Shortest Job First" methode bij het prioriteren is het mogelijk om met minder financiële middelen een hogere prestatie of waarde te behalen. Het is echter belangrijk dat er overeenstemming wordt bereikt over wat precies de waarde is. Een dergelijke overeenstemming kan alleen worden bereikt door transparantie van de belangen van alle betrokkenen en gericht te zijn op een gezamenlijk hoger doel, namelijk de bedrijfsstrategie.

Hier zijn enkele stappen om u optimaal voor te bereiden op een WSJF-workshop:

• Begrijp de WSJF-methode: Voordat u een workshop bijwoont, is het belangrijk om een basisbegrip van de WSJF-methode te hebben. U kunt online onderzoek doen of boeken en artikelen lezen om meer kennis over WSJF te krijgen.
• Controleer uw backlog: Om het meeste uit uw WSJF-workshop te halen, is het belangrijk om uw backlog te controleren en de items te identificeren die geprioriteerd moeten worden. U moet ook een duidelijk begrip hebben van de zakelijke waarde en de taakgrootte van elk item.
• Bereid gegevens en informatie voor: Om de workshop te vergemakkelijken, is het belangrijk om alle relevante gegevens en informatie bij de hand te hebben. Dit kan de zakelijke waarde, taakgrootte en kosten van vertraging voor elk item omvatten.
• Stel doelen: Bepaal de doelen van de workshop en welke resultaten u wilt behalen. Dit zal u helpen om tijdens de workshop op de belangrijkste items te focussen.
• Nodig de juiste deelnemers uit: Zorg ervoor dat u de juiste deelnemers voor de workshop uitnodigt. Dit kan producteigenaren (business owners), business-analisten, ontwikkelaars en andere belanghebbenden zijn die een goed begrip hebben van de backlog en kunnen bijdragen aan het prioriteringsproces.
• Plan de workshopagenda: Plan de agenda voor de workshop, inclusief de timing en duur van elke activiteit. Dit zal u helpen om op koers te blijven en ervoor te zorgen dat u alle nodige onderwerpen behandelt.
• Communiceer de workshopdoelen: Communiceer de doelen van de workshop aan alle deelnemers voor de sessie. Dit zal helpen om verwachtingen te scheppen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.
• Haal hulp van een ervaren consultant, Scrum Master of Product Owner:

Door deze stappen te volgen, kunt u ervoor zorgen dat u goed voorbereid bent op een WSJF-workshop en het meeste uit de sessie haalt.

Als u meer wilt weten over hoe het backlog met behulp van WSJF bij SAFe kan worden verduidelijkt en geprioriteerd, raden wij u aan om deel te nemen aan de "Leading SAFe" training. Meld u vandaag nog aan voor de volgende cursus en krijg de mogelijkheid om SAFe te begrijpen en correct toe te passen.

Als u ondersteuning nodig heeft bij uw eerste WSJF-workshop, kunt u gerust contact met ons opnemen.